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Office 365

Seit einiger Zeit können Microsoft Office Lizenzen, die einen Zugang zu Office 365 ermöglichen für Bildungseinrichtungen gemietet werden. Office 365 umfasst die vollständige Office-Suite (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, etc), die aus der Cloud heruntergeladen und auf bis zu 5 Geräten (PC und Mac), Tablets und Smartphones installiert werden kann. Das Paket umfasst 1 Terabyte Speicherplatz in OneDrive for Business und eine Mailbox von 50 GB. Alle Lehrpersonen und SuS können von diesem Angebot profitieren, wenn die Schule einen Office 365 ProPlus Benefitvertrag abgeschlossen hat.

Beim Erwerb dieses Angebots ist darauf zu achten, dass die Lizenzierung auf der Basis des Rahmenvertrags zwischen educa und Microsoft abschlossen wird, um die kantonalen gesetzlichen Bestimmungen und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Es ist zu beachten, dass dieses Projekt geplant werden muss, da die Administration zeitaufwändig ist und der technische Unterhalt spezielle Kenntnisse benötigt. Die Fachstelle fri-tic kann beim Einrichten der Domäne Hilfestellungen geben und hat die wichtigsten Fragen zum vereinfachten Bezug der Lizenzen in den folgenden FAQ’s dokumentiert. Die Fachstelle gibt aber keine Hilfestellungen beim technischen Unterhalt der Domäne.

Folgend einige FAQ's zum vereinfachten Bezug von Lizenzen für Office 365 ProPlus Benefit für Bildungseinrichtungen.

Was ist Office 365 ProPlus Benefit?

Was ist Office 365 ProPlus Benefit?

Office 365 umfasst die vollständige Office-Suite (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, etc), die aus der Cloud heruntergeladen und auf bis zu 5 Geräten (PC und Mac), Tablets und Smartphones installiert werden kann. Das Paket umfasst 1 Terabyte Speicherplatz in OneDrive for Business und eine Mailbox von 50 GB.

Alle Lehrpersonen und SuS können von diesem Angebot profitieren, wenn die Schule eine Office 365 ProPlus Benefitvertrag abgeschlossen hat.

Welche Schritte muss ich für eine Anmeldung durchführen?

Sie melden Ihre Dömane (Tenant auf Englisch) an. Microsoft prüft Ihre Bezugsberechtigung. Falls Sie verschiedene Sub-Domänen (z.B. @psfr.ch, @osfr.ch etc.) haben, so melden Sie uns diese bitte ebenfalls. Beachten Sie, dass das Freischalten der Domänen in der Regel 2-3 Wochen in Anspruch nimmt und Sie nicht benachrichtigt werden, wenn dies erfolgt ist.

Am einfachsten melden Sie Ihre Domänen online unter: https://www.innovativeschools.ch/Geraete_Apps_Co/Office_365/2720_Office_365_ProPlus_Benefit.htm

Was ist eine Domäne (Tenant)

Der Teil Ihrer E-Mail-Adresse hinter dem "@" ist Ihr Domänenname. Beispiele:

  • Wenn Ihre E-Mail-Adresse "jan [at] contoso.com" ist, ist "contoso.com" der Domänenname.
  • Wenn Ihre E-Mail-Adresse "jan [at] contoso.onmicrosoft.com" ist, ist "contoso.onmicrosoft.com" der Domänenname.
  • Wenn Sie über eine Website unter "www.contoso.com" verfügen, ist "contoso.com" der Domänenname.
  • >>>>Weitere Infos

Was geschieht nach der Anmeldung bei innovativeschools?

Nach der Prüfung durch Microsoft, ob Sie Anspruch auf diese Lizenzform haben, erhalten Sie einen Testaccount, der während 30 Tagen gültig ist. Es handelt sich um eine Vollversion (Desktop und Cloud) für 25 Nutzer/-innen. Ihre Domäne bei der Testversion lautet: @psfr.onmicrosoft.com). Während des Testabonnements haben Sie die Gelegenheit, die Kommunikations- und Zusammenarbeitsprodukte auszuprobieren.

Wie komme ich zur Vollversion?

Die Testversion kann in eine Vollversion umgewandelt werden und die Anzahl benötigter Lizenzen bezogen werden. Eine Offerte kann bei verschiedenen Anbietern bezogen werden.(http://rahmenvertraege.educa.ch/de/vertriebsmodell-bezugsquellen )

Hinzufügen einer Domäne zu Office 365?

Damit ich meine Domäne bei Office 365 eintragen kann, muss ich zuerst beweisen, dass ich Besitzer der Domäne bin. Dies geschieht über einen TXT-Eintrag in der DNS. Wenn Microsoft den TXT-Eintrag in der DNS findet, ist damit bestätigt, dass ich im Besitz der besagten Domäne bin.

>>>>Video

Wenn Ihre Webseite bei der Fachstelle fri-tic gehostet ist, verwaltet normalerweise auch die Fachstelle die DNS und kann den TXT-Eintrag für Sie vornehmen

Was muss ich bei der Anmeldung der Domäne in Office 365 beachten muss?

Falls bereits Adressen mit dem gleichen Domänenamen in Verwendung sind (z.B. bei google) muss dies berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich daher vor der Eröffnung der Domäne, die bereits bestehenden Adressen in Office vor der Umstellung zu generieren, damit der Mailverkehr ohne Unterbruch weiterläuft. 

Die Konfiguration der DNS-Einträge der E-Mail kann für Office 365 durch Ihren DNS-Manager (z.B. fri-tic) aktiviert werden, sobald die Kontrollen durch Microsoft abgeschlossen sind.

Was ist das Volume Licensing Service Center?

Das Volume Licensing Service Center (VLSC) bietet Ihnen einfachen Zugriff auf Folgendes:

  • https://www.microsoft.com/Licensing/servicecenter/Assets/Images/sprite-images/icoCarrot.jpgProdukte und Schlüssel herunterladen
  • https://www.microsoft.com/Licensing/servicecenter/Assets/Images/sprite-images/icoCarrot.jpgZugriff auf die Lizenzierungsinformationen an einem Ort
  • https://www.microsoft.com/Licensing/servicecenter/Assets/Images/sprite-images/icoCarrot.jpgDetails der Beziehungsübersicht und der Lizenzübersicht anzeigen
  • https://www.microsoft.com/Licensing/servicecenter/Assets/Images/sprite-images/icoCarrot.jpgÜberprüfen des Status Ihrer Beitritte
  • https://www.microsoft.com/Licensing/servicecenter/Assets/Images/sprite-images/icoCarrot.jpgAktivierung und Nutzung von Software Assurance-Benefits

>Link zum Service-Center

Um sich beim VLSC-Service anzumelden, müssen Sie über eine Microsoft Outlook-Adresse (Microsoft-ID) verfügen: Anmeldung

Wie steht es um die Datensicherheit und den Datenschutz?

Damit die kantonalen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, muss Office 365 zu den Bedingungen des des Rahmenvertrages zwischen educa und Microsoft bezogen werden.

educa.ch hat für die Bereiche obligatorische Schule, Sekundarstufe II und höhere BerufsbildungISCED 0-4B und 5B einen neuen Rahmenvertrag unterzeichnet. Darin wird die datenschutzrechtliche Situation beim Einsatz von Microsoft Onlinediensten neu geregelt. Der Rahmenvertrag entspricht damit den von der Vereinigung der kantonalen Datenschützer «privatim» definierten Rahmenbedingungen für den Einsatz von Cloud Computing im Schulbereich. Die wirtschaftlichen Bestimmungen für den Bezug von Microsoft-Volumenlizenzen erfahren keine Änderungen.

Damit die angepassten Datenschutzbestimmungen für Office 365 zur Anwendung kommen, müssen Schulen Office 365 über einen Beitritt unter dem educa.ch Rahmenvertrag lizenzieren. Um dies sicherzustellen, empfiehlt Microsoft Schulen daher, Office 365 über ihren Lizenzierungspartner zu beziehen. (http://rahmenvertraege.educa.ch/de/vertriebsmodell-bezugsquellen )

 

Kantonale Gesetzgebung zum Datenschutz

„Der Rahmenvertrag «educa» erfüllt alle minimalen Auflagen von privatim. Daher ist Office 365 andern Produkten vorzuziehen, da sie nicht die genannten Bedingungen erfüllen.

Daher ist es wichtig, dass die Institutionen sicherstellen, dass die Bestimmungen zum Datenschutz eingehalten werden (z.B. sensible Daten) und das die Mitgliedschaft sich auf den Rahmenvertrag von educa basiert.“ (Alice Reichmuth Pfammatter, Kantonale Datenschützerin)