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Office 365

Depuis quelques temps, la location de licences pour la Suite Microsoft Office donne également droit à certains éléments d’Office 365.  Office 365 Education est un ensemble de services pour le travail collaboratif et le partage des tâches. Il comprend la suite Office en ligne (Word, PowerPoint, Excel et OneNote), 1 To de stockage sur One Drive et une messagerie électronique dotée d’une boîte de réception de 50 Go avec calendrier et contacts.

En cas d’acquisition de l’offre Office 365, l’école doit s’assurer que cette acquisition s’effectue dans le cadre du contrat-cadre existant entre educa.ch et Microsoft, afin de profiter des conditions particulières garantissant le respect de la législation en matière de protection des données. Dans ce cas, l’utilisation de la suite bureautique en ligne de Office 365 (Word, Excel, One Note) est alors recommandée. Sur demande, le Centre fri-tic vous conseille pour sa mise en service et a mis au point la FAQ sur le processus simplifié « Office 365 ProPlus Benefit ».

En revanche, la gestion d’un établissement scolaire au moyen de la suite complète Office 365 (Sharepoint, etc.) requiert une gestion administrative et technique très complexe, nécessitant l’engagement de ressources humaines aux compétences pointues et un niveau de maintenance élevé. Le Centre fri-tic ne fournit pas d’assistance dans ce domaine.

Pour cette raison, il n’est pas recommandé aux écoles de se lancer dans un tel projet sans planifier la charge de travail.

FAQ sur le processus simplifié « Office 365 ProPlus Benefit »

Qu’est-ce que Office 365 ProPlus Benefit ?

Office 365 propose la suite Office complète (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, etc.), qui peut être téléchargée depuis le Cloud et installée sur 5 appareils au maximum : ordinateurs (PC et Mac), tablettes et Smartphones. Le paquet comprend un espace de stockage en ligne dans OneDrive for Business de 1 terabyte et une boîte de messagerie de 50 GB.

Peuvent profiter de cette offre tous les enseignant-e-s et élèves des écoles ayant souscrit un abonnement auprès d’Office 365 ProPlus Benefit.

Quelles sont les étapes à suivre pour m’inscrire ?

Vous devez inscrire votre domaine (Tenant en anglais). Microsoft vérifie votre admissibilité. Si vous disposez de plusieurs sous-domaines (par exemple, @ psfr.ch, @ osfr.ch, etc.) veuillez les inscrire également. Notez que le déverrouillage des domaines prend généralement entre 2 et 3 semaines et que vous ne serez pas informés quand cela sera fait.

Pour enregistrer facilement vos domaines en ligne : https://www.innovativeschools.ch/fr/Office_365/1698_Office_365.htm

 

Qu’est-ce qu’un domaine (Tenant) ?

La partie de votre adresse de messagerie située après le « @ » représente votre nom de domaine. Exemple :

 

  • Si votre adresse de messagerie est « jan [at] contoso [dot] com », votre nom de domaine est « contoso.com ».
  • Si votre adresse de messagerie est « jan [at] contoso [dot] onmicrosoft [dot] com », votre nom de domaine est « contoso.onmicrosoft.com ».
  • Si vous disposez d’un site web sous www.contoso.com, « contoso.com » est votre nom de domaine.

>>>>Plus d’infos…

Que se passe-t-il après l’inscription chez innovativeschools ?

Après vérification par Microsoft de votre droit à disposer de ce type de licence, vous recevez un compte de test valable 30 jours. Il s’agit d’une version complète (desktop et cloud) pour 25 utilisateurs-trices.

Dans la version test, votre domaine est par exemple @xyz.onmicrosoft.com. Dans le cadre de cet abonnement à l’essai, vous avez la possibilité de tester les différents outils de communication et de travail collaboratif. 

Comment obtenir la version complète ?

La version de test peut être convertie en version complète lorsque le nombre de licences requises est atteint. Vous pouvez demander une offre auprès de différents fournisseurs : http://contratscadre.educa.ch/fr/modele-de-distribution-points-de-vente

Comment ajouter un domaine sur Office 365 ?

Pour ajouter mon domaine sur Office 365, je dois d’abord prouver que j’en suis le propriétaire : cela peut se faire par le biais d’un enregistrement TXT dans les DNS. Lorsque Microsoft trouve votre enregistrement TXT dans les DNS, cela prouve que vous êtes le propriétaire du domaine en question.

>>>>Vidéo

Si votre site web est hébergé sur un serveur fri-tic, le Centre fri-tic gère en général les DNS et nous pouvons effectuer l’enregistrement TXT pour vous.

A quoi dois-je faire attention lors de l’inscription du domaine dans Office 365 ?

Il faut s’assurer (par exemple sur Google) qu’aucune adresse ne portant le même nom de domaine ne soit déjà utilisée.

Il est conseillé, avant l’ouverture du domaine, de générer la liste des adresses existantes dans Office afin que le trafic de courrier puisse se poursuivre sans interruption.

La configuration des enregistrements DNS de la messagerie peut être activés auprès d’Office 365 et de votre gestionnaire de DNS (par exemple fri-tic) lorsque ces vérifications ont été effectuées.

Qu’est-ce que le Volume Licensing Service Center ?

Le Volume Licensing Service Center vous offre un accès simplifié à :

  • Produits et clés de téléchargement
  • Informations sur les licences en un seul endroit
  • Vue d’ensemble  des licences
  • Vérification de l’état des demandes
  • Activation et utilisation du logiciel Assurance-Benefits
  • Lien vers le Service-Center

Qu'en est-il de la sécurité et la protection des données?

Pour que la législation cantonale sur la protection et la sécurité des données soient respectés, le contrat Office 365 doit être établi sur la base des termes de l'accord-cadre entre éduca et Microsoft.

Les négociations évoquées dans notre lettre du 3 avril 2014 ont abouti. educa.ch a signé le 27 octobre 2014 un nouveau contrat-cadre pour les domaines de la scolarité obligatoire, de l’école secondaire II et de la formation professionnelle supérieure (ISCED 0-4b et 5b). Ledit contrat fournit une nouvelle règlementation dans le domaine de la protection des données lors de l’utilisation des services en ligne de Microsoft Office 365. Il correspond aux conditions-cadre définies par privatim, l’association des commissaires suisses à la protection des données, pour l’utilisation de services informatiques en nuage dans le milieu scolaire.

La législation cantonale en la matière

„Le contrat-cadre «educa» remplit les exigences minimales demandées par privatim. Dès lors, le produit « Office 365 » est préférable aux autres produits standards qui ne remplissent pas les conditions mentionnées.

Dès lors, il est indispensable que les institutions s’assurent que ces dispositions convenues en matière de protection de données s’appliquent (p.ex. donnés sensibles) et que le contrat y relatif ou le contrat d’adhésion fasse référence au contrat-cadre educa.ch.“ (Alice Reichmuth Pfammatter, Préposée à la protection des données)